RPAとは？ビジネスでの活用事例を中心にご紹介いたします。

現在、RPAは製造業をはじめとして地方自治体まで様々な業界で導入されています。
RPAを導入することによって、人間に代わり単純作業を正確に実行してくれるため、業務効率化を図ることが可能です。

本記事では、RPAの活用事例を中心に適性や課題などをご紹介致します。

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RPAとは

RPA（Robotic Process Automation）は、一定のプログラムに従ってロボットが経理や会計などのバックオフィス業務を代行する取り組みやその概念などを意味します。
RPAは設定されているルールに従って作業を行います。そのため、人間が作業の指示を行わなければならないという点が大きな特徴として挙げられます。
一方、AIには自己学習能力が備わっている為、指示した作業だけでなく、蓄積されたデータの分析などを行い見直し・改善などを行っていくことが可能です。
RPAとAIでは自己学習能力の有無が大きな相違点であると言えるでしょう。

RPAが向いている業務

単純作業

RPAが得意な業務は、決まった作業を繰り返すような単純な定型業務です。
事前に指定されたルールに従って作業可能な業務であれば、RPAを用いることが可能です。
請求書の処理や入力業務、メールなどの定型文の送信など、長時間に渡り同じ作業を繰り返すような業務を人間が行う場合には、業務の質にムラが出る可能性があります。
定型業務の場合には人間よりもロボットの方が向いていると言えるでしょう。

データの収集

RPAを活用すれば、データの収集や分析なども効率的に行うことが可能です。
定型的な反復作業についても得意分野である為、RPAを用いることによって大幅に時間を短縮することが可能です。

RPAが不得意な業務

RPAを用いて業務を自動化することにより、作業時間を大幅に短縮し効率化を図ることが可能です。
一方、RPAが対処することのできないものも存在します。

それは、例外事象に対してRPA自身が自ら考えて対応することです。
前述の通り、RPAは事前に指定したルールに従って作業することは可能です。しかし、通常起こり得ない事象が発生した際に、どのように対応すべきなのかについてRPA自身で判断を下して行動することは不可能です。何か例外的な事象が発生した際には、エラーとして処理し、作業を停止してしまいます。

これを回避する為には、例外的な事象が発生した際にどのような対処をするのかを設定しておく必要があります。
RPAを活用する上で、担当者が発生し得る例外的な事象を予想し、処理手順を予め設定しておくことが重要になってきます。

企業の事務・経理業務におけるRPA活用事例

現在多くのオフィスにおいて、様々な事務・経理業務が行われています。
これらは、商品データを集約し基幹システムに登録するものや従業員の交通費精算まで多岐に渡ります。
ここでは事務・経理業務にRPAを導入したことにより効率化に成功した事例をご紹介します。

自動入力により従業員負担低減

ある融資部門では、案件入力業務に対して多くの時間と工数をかけなければならないことから、従業員にとって大きな負担になっていました。また、入力時期も月末に集中していたことから問題となっていました。
そこで、RPAを導入することによって案件入力の8割を自動化し、残りを人間が行う仕様に変更しました。
これによって、月末でも案件獲得の為の営業やその他の業務に時間を使うことができるようになりました。

転記作業の自動化による業務改善

大手不動産会社では、経理担当者が基幹システムに経費精算依頼や支払い依頼などの情報を手動で登録していました。
申請内容の確認やデータの受け渡しの観点から経理担当者が手作業で行っていた為、多くの工数と時間が必要でした。しかし、RPAの導入により、これらの問題は改善されました。
また、懸念されていたデータの受け渡しなどもRPAのツール機能を活用することで自動処理への移行を可能にしました。

自治体におけるRPA活用事例

定型業務の自動化により人手不足解消

奈良県では、職員数がピーク時の約3分の2に減少している一方で、業務は増加傾向にありました。この問題を解決するに当たって奈良県はRPAの導入を決定しました。
RPAの導入によって業務効率が改善し、生産性が向上しました。
また、個人に依拠していた業務のブラックボックスの解消や全体での業務の標準化など、様々な副次的効果も得られました。

RPAの導入が抱える課題

RPAの導入に際して注意しなければならない点は、RPAは自身で判断を下すことができないという点です。
そのため、どの業務までRPAが代行し、どの業務から人間が行うのかを考慮した上で導入しなければなりません。
交通費などの精算業務にRPAを導入する場合、申請内容を元にそれぞれの申請された金額が正しいかどうかの判別を代行させることが可能です。

しかし、ここでは何を基準に正しいと判断させるのかが問題となってきます。
最も安い運賃を正しいと定義した場合には、それに見合わないものは誤っていると判断されますが、交通費精算においては通勤時間との兼ね合いも考慮しなければなりません。
また、駅名の誤記入など、例外的な事象に関してはRPA自身で判断することはできません。

RPAを導入する際は、発生し得る例外的な事象を予め考慮した上で、処理手順を事前に設定し、どの程度の業務まで運用していくか見極めていくことが重要になってきます。

成功事例に学ぶRPA活用の要諦

RPAを有効に活用する上では、社内業務の可視化を行うことが重要になってきます。
RPAに作業を落とし込む為には、具体的で正確な作業内容を把握する必要があります。
そのため、詳細な業務内容や必要工数を洗い出すことがRPA導入を成功させる要諦になってきます。
自社の業務を可視化することで、非効率的な業務の見直しや改善にも繋がってきます。

RPAの事例まとめ

本記事では、ビジネスにおけるRPAの導入事例を中心に適性や課題なども含めてご紹介致しました。

RPAを導入する際には、自社のワークフローを可視化し、どの業務に導入するのかを見極めていくことが重要になってきます。この記事がRPAについて詳しく知るきっかけになれば幸いです。

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