本記事では、PMOの役割や向いている人、職種、PMとの違いなどについて解説しています。
PMO導入を検討の方は、参考にしてください。
PMOはプロジェクトの成功率と質を高めるため、導入を検討する企業が増えています。
しかしPMOとは何か、PMとPMOの違いなど、分かりにくい面も多く、PMO導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
PMOの役割
PMO（Project Management Office）とは、部署を超えてプロジェクトをマネジメントする部門や構造システムのことです。
PMOが担う役割は、PMのサポートからプロジェクトの進捗状況の管理、課題の把握、チームメンバーの環境の管理など広範囲にわたります。
ここでは、PMOの役割について、プロジェクトチームのサポート、プロジェクトへのコンサルティング業務の2つに分けて解説します。
プロジェクトチームのサポート
PMOは、プロジェクトメンバーの業務を円滑に進めるように支援します。
具体的には下記のような業務があります。
- 資料や報告書の作成
- 会議のコーディネート
- スケジュール管理
- 経費精算
- メンバーの業務の分担
プロジェクトが大きくなると上記のような事務的な業務が増えるため、チームメンバーが本来の業務を遂行できるように支援します。
メンバー間で業務量に差がでて、負担が大きくなっているメンバーがいないかなど配慮が必要です。
また、業務が当初の計画通りに進んでいるか管理し、PMに進捗状況の報告をすることも重要な役割です。
プロジェクトへのコンサルティング業務
PMOはプロジェクト経験が少ないメンバーで構成されたプロジェクトチームの場合、コンサルタントの立場で起用されることがあります。
主な業務は下記の3つです。
- プロジェクト開始までのサポート
- リスク管理
- リカバリー対策
プロジェクト失敗の要因は要件定義にある場合が多く、プロジェクト開始までの準備は非常に重要です。
プロジェクトの進行途中では、納期の遅れや仕様変更などの様々なトラブルが発生します。
そのため、事前にどのようなリスクがあるのか抽出し、リスク対策をしておくことが必要です。
実際にスケジュールが遅れてしまった場合は、PMOはチームメンバーとリカバリー策を検討します。
もし、リカバリー対策が取られないと納期に間に合わずクライアントの信頼を失ってしまうからです。
しかし、経験が浅いチームの場合、リスクを予見することは難しいでしょう。
そのため、経験値が高いPMOが起用され、スケジュール作成をサポートすることがあります。
リスクと対策については、PMと共有しておくとトラブル発生時の対応がスムーズになり、スケジュールの遅れも最小限にとどめることができるでしょう。
PMとの違い
PMとPMOの大きな違いは下記のとおりです。
- PM：プロジェクト全体を管理し、プロジェクトに関する意思決定を行う。
- PMO：プロジェクトのメンバー、PMのサポート役として、プロジェクトの成功を後方支援する。
両者ともプロジェクトを順調に進め、成功に導くという目的は同じですが、役割は異なります。
プロジェクトの成否に関わる意思決定は、PMの権限です。
意思決定が遅かったり、間違っていたりするとビジネス環境の変化についていけません
PMOは、現場の状況を可視化し、PMが正確な意思決定を迅速に下すための情報提供を行うことが役割です。
また、PMが本来の責務に注力できるように、その他の業務の遂行も担います。
PMOの必要性
PMOの導入は、PMの負担軽減とプロジェクトの成功率向上が目的です。
日本ではIT人材とプロジェクトメンバー不足によるPMの激務が問題となっています。
こうした問題を解決する手段として、PMやプロジェクトチームをサポートするPMOの必要性が高まっています。
また、国内プロジェクトの成功率の低さがPMOの必要性を高めています。
プロジェクトの成功率を「企業IT動向調査報告書 2021」でみると、予定通り完了したプロジェクトは39.1パーセントです。
さらにその中で、品質に満足しているのは28.9％です。
PM専門の人材ではなく、社内の人材をPM代わりに任命していることが失敗の要因として挙げられます。
もともと、PMという役職の人は企業におらず、プロジェクトが立ち上がった時に、関連部門の中から起用されます。
そのため、PMのマネジメントに関する知識や経験が少ない場合には、品質や納期、予算に関して失敗するケースや、プロジェクトが未完のまま終わってしまうというケースが見られるのです。
一方、PMOは主に外部へ委託する場合が多く、高いマネジメント能力を備えた人材が参画します。
そのため、現場の意見を深くくみ取り、企業上層部に伝達し、プロジェクトをより良いものに導くことが可能です。
PMOはPMのスキルを補い、プロジェクトの完了に導くだけでなく、プロジェクトの質の向上にも有効な取り組みだといえるでしょう。
PMOを導入するメリットとデメリット
PMOを導入するメリットとデメリットについて解説します。
導入時は、メリットだけでなくデメリットも理解しておきましょう。
メリット
PMOを導入するメリットについて、経営者視点と現場視点に分けて紹介します。
経営視点でのメリットは、PMの迅速で正確な意思決定を促すことです。
PMOが企業全体に導入されれば、迅速な意思決定が可能になるため、市場のニーズやビジネス環境の変化に正確に対応できるようになります。
現場視点でのメリットは、社内の人間関係の影響を受けにくいことです。
社内のメンバー同士だと、役職やキャリアの違いや上下関係といった既存の人間関係が存在します。
PMがプロジェクトメンバーに気を使って指示を出せなければ、プロジェクト進行の妨げになるでしょう。
外部のPMOの場合には、既存の人間関係は存在しません。
そのため、関連組織での意見調整など 社内のしがらみを意識せず行うことができます。
デメリット
PMOを導入するデメリットは、PMOとプロジェクトメンバーとの関係に問題が生じる可能性があることです。
PMとプロジェクトメンバーは対等な立場ですが、PMOがプロジェクトの管理を徹底しすぎて、PMやメンバーと関係が悪化することがあります。
PMOの多くは、外部から参画した、プロジェクトに関する知識や経験の豊富な人材です。
一方、PMは社内の人材から起用されるため、経験の差から委縮してしまったり、PMOに依存してしまったりすることがあります。
業務に支障をきたすような人間関係が生じる可能性があることが、PMO導入のデメリットと考えられるでしょう。
PMOの職種ごとに必要なスキル
PMOには、ITトレンドの豊富な知識、パソコンの専門的な能力、論理的思考力と傾聴力が必要です。
近年、国内と海外に複数の拠点をかまえるプロジェクトも増加しています。
そのため、ビジネスで使えるレベルの語学力を身につけておくと活躍の場が広がるでしょう。
PMO全般で必要なスキルとは別に、職種毎に求められるスキルがあります。
ここでは、アドミニストレーター、プロジェクトコントローラー、プロジェクトマネジメントアナリスト、プロジェクトマネジメントコンサルタントについて解説します。
プロジェクトアドミニストレーター®（PJA）
プロジェクトアドミニストレーターの主な業務は、資料作成や進行、情報管理などです。
PMは大きなプロジェクトでは、業務の量が増え対応ができなくなることがあります。
PMOアドミニストレーターは、煩雑な事務作業や管理業務、調整役を担い、PMが本来の業務に集中できる環境づくりに貢献します。
プロジェクトコントローラー®（PJC）
プロジェクトコントローラーはプロジェクトの状況を正確に把握し、プロジェクトを管理します。
プロジェクトでは、PMの正確な意思決定が重要です。
しかし、管理の質が低ければ、PMは適切な判断を下せないままプロジェクトを進行することになるでしょう。
プロジェクトコントローラーは、プロジェクト成功のために、PMの迅速な判断が下せる環境を整えなければなりません。
プロジェクトマネジメントアナリスト（PMA）
プロジェクトマネジメントアナリストは、プロジェクトに関わる部署間のコミュニケーターをさし、主に社内と関係各社の調整役、要件定義を取りまとめます。
ITプロジェクトを成功させるためには、要件定義が重要です。
プロジェクトマネジメントアナリストは、中立的な立場で要件定義の取りまとめ、プロジェクトの成功率を高める役割を担っています。
プロジェクトマネジメントコンサルタント（PMC）
プロジェクトマネジメントコンサルタントは、PMとともにITプロジェクトを先導する立場です。
また、PMやプロジェクトメンバーの相談役も担います。
プロジェクトの状況を把握し、進捗の遅延などの課題やリスクに対しコンサルティングを行います。
業務内容の高度さからプロジェクトマネジメントコンサルタントには、豊富な経験やスキルがもとめられます。
まとめ
PMOは、PMが本来の業務に専念できるようにプロジェクトを管理し、雑務や部署間の仲介役を果たします。
そのため、どの業界にも対応できるよう、様々なスキルを身に着けています。
プロジェクトが大きくなるほど、PMの力だけで進めることは困難になり、プロジェクトの実現にはPMOの活用が不可欠です。
プロジェクトがなかなか成功しないとお悩みの場合は、PMOの活用を検討してみましょう。
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