フリーランスで仕事をしているなら、経理上の作業も自分で行わなくてはいけません。
会社員であれば経理上の作業は担当の人が行ってくれますが、フリーランスは個人なので全て自分で確認をしなければいけません。
フリーランスの方が経理上の作業で知っておくべきことの一つに領収書があります。
本記事では、フリーランスの領収書の発行や保管についてポイントを絞って紹介します。
目次
フリーランスが知っておきたい領収書のポイント4選
①領収書の発行日と金額
領収書の発行日と金額を必ず記載しましょう。
領収書の発行日は経費と判断する際に税務署が確認するポイントです。
領収書の発行日が違う日付だったり空欄にして記載されていないなら、税務署から改ざんを怪しまれて違法行為と見られてしまう場合があります。
自分はやましいことをしていなくても発行日がないだけで疑いをかけられることになるため、領収書の発行日は必ず確認して記入漏れしないようにしてください。また、金額の確認も発行日と同じほど大事な記入欄です。
また、領収書の金額が違っていれば脱税の疑いもかけられてしまいます。
「,」「¥」「-」などの表記も記載して入力間違いをしないようにすべきです。
0の数や「,」の位置が間違ってしまい桁数の違いなどもよくあるミスなので提出前に再度確認しておくのがいいでしょう。
②名前や表記の確認
領収書を書くときは相手の名前や会社名の確認を必ず行いましょう。
どんな相手からお金をもらったのか、または支払いをしたのか記載が無いなら、税務署から確認の催促が起こることも。
一般的にフリーランス（個人事業主）は本人の名前で、法人は会社名で名前や表記の記載をします。
自分が取引をしているクライアントによって記載方法を間違えないようにし、正しい正式名称と漢字を使用して記載しましょう。
例えば、法人なら「株式会社〇〇」「〇〇商社」というように正しい表記で領収書に記載しなければなりません。
また、「上様」などの表記は経費として認められないこともあるため、相手の名前の書き方にも注意しておく必要があります。そのため、フリーランスとして、取引しているクライアントの正式名称は確認するようにしてください。
③支払いの内容や対象
支払いの内容や対象についても確認しましょう。
領収書を書くときは何についてお金を支払ったのかが重要であり、記載された内容によって経費として税務署に認められます。
例えば、会議室の利用代、クライアントとの打ち合わせの飲食代、仕事で使用した消耗品代などがあります。
そして、領収書の支払い内容で大事なのは仕事に関係しているもので具体的に記載されているかがポイントです。
④印紙の添付の必要性
領収書を記載するときは印紙の添付が発生することがあります。
領収書の金額で売上金額が5万円を超えるなら印紙税が発生するため、収入印紙の添付が必要になります。
印紙税の金額は以下の通りです。
| 5万円以上100万円以下 | 200円 |
| 100万円以上200万円以下 | 400円 |
| 200万円以上300万円以下 | 600円 |
| 300万円以上500万円以下 | 1,000円 |
| 500万円以上1,000万円以下 | 2,000円 |
印紙税の添付をしていないと領収書とは認めてもらえないので、金博に合わせて印紙を貼ることを忘れないようにしましょう。
また、売上と関係なく5万円を超えているなら収入印紙税を貼る義務があり、この場合は一律200円で問題ありません。
参照：）国税庁「印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで」
フリーランスが行うべき領収書の保管についての知識
フリーランスとして領収書の記載方法を確認しておくことは大事です。ただ、領収書はしっかり保管しておかなければ売上や支払いの証明を行うことができないので、紛失しないように保管方法を確認する必要があります。
フリーランスの場合は会社と違い、自分の権利をしっかり守ることができるように自分で管理しなくてはいけません。
また、管理の方法によってトラブルも未然に防ぐことが可能です。領収書はどのように保管することができるのか内容を紹介しましょう。
保管期間の確認
領収書を保管するときは期間の確認をしましょう。
領収書を作成しても保管期間内に知らずに捨ててしまうなら、税務調査のときにトラブルにつながります。領収書の保管期間は個人の場合、確定申告の方法によって内容が変わってくることを覚えておきましょう。
白色申告をして申告書を作成した場合は5年、青色申告をして作成した場合は7年保管しましょう。
フリーランスで自分が開業届を出しているなら青色申告で確定申告ができるため、7年は紛失しないように確保しておく必要があります。
また、法人として登録しているなら7年は保管が義務付けられているので、その間はしっかり保管しておきましょう。
それぞれの身分に応じて領収書の保管をしておけば経費や収入の追求を受けても証明できます。
管理・保管の方法
領収書を保管するときは方法が大事です。
領収書の保管方法がずさんな状態だと、知らない内に領収書を紛失してしまいトラブルにつながることがあります。領収書の保管はまず項目ごとにしっかり把握できるようにノートやファイルを使用することがオススメです。
ファイルであれば、月別や費用別に領収書の保管が可能で、一目でどんな領収書があるのか確認が可能です。また、保管場所をしっかり確保して領収書などの費用を保管できる体制に整えておく必要もあるでしょう。
保管場所がしっかり確保できておらず、どこでも関係なくファイルを閉まっているなら領収書の保管ファイルがどこにあるのか分かりません。
領収書のファイルをしっかり保管できるように、棚やボックスを購入して年代別に分類しておくのがおすすめです。領収書の管理方法もしっかり確認しておきましょう。
電子的なものは履歴を確認
領収書を保管する際に小さい事務所などの場合、ノートやファイルなどであれば場所の確保ができず、上手く管理ができないこともあるでしょう。その場合はオンラインによる保管もおすすめです。
電子帳簿保存法により、全ての領収書は電子保管することができるようになっています。オンライン上で保管する際は、領収書をスキャンしてクラウド内やパソコン内のファイルに保存しておくことで良いので、場所を取らずに済みます。
また、電子保管だと印紙税が必要にならないので、費用の削減を行うことも可能です。ただ、電子データで保存する場合はしっかり履歴やファイルを削除しないように管理することが大事です。
パソコンでトラブルが発生すれば、中のデータが全て無くなるリスクもあるので、バックアップなどを設定して全てが削除されないように工夫しておくことが大事です。
また、現物の領収書が必要なものもあるので、電子データの保管は条件をよく確認しておきましょう。
参照：）国税庁「電子帳簿保存法関係」
フリーランスは経費の証明のために領収書をきちんと管理しよう
領収書はフリーランスの収入や支払い経費の証明として必要なものです。
経費の証明ができなければ税務署から追徴金を取られることもあるので、しっかり保管と記載をしておく必要があります。領収書の内容や保管もフリーランスの仕事の内なので、しっかりポイントを押さえておきましょう！
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